BUSSINESS PROCESS REENGINEERING

PENERAPAN TEHNOLOGY INFORMASI TERHADAP KONSEP BUSSINESS PROCESS REENGINEERING

BUSSINESS PROCESS adalah  berbagai aktivitas yeng merubah masukan menjadi sejumlah keluaran untuk orang-orang lain atau proses yang mengunakan orang atau alat.

“Business process reengineering is the fundamental rethinking and radical redesign of business systems of achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such  as cost, quality, service and speed “. (Mic Humer and James C, Harper Collins Publisher,1993).

Diera abad ini kebutuhan akan teknology infromasi (TI) sangat berkembang pesat perpaduan antara teknologi komputer dengan teknologi telekomunikasi terbentunknya teknologi informasi yang mampu melakukan proses pengolahan data menjadi informasi  .

Teknologi informasi sangat berperan penting terhadap reengineering suatu perusahaan, pengunaan teknologi informasi tidak boleh berpikir deduktif saja yaitu  mendefinisikan problem  yang ada dan kemudian mencari, menganalisa dan memutuskan pemecahannya, seharusnya berfikir induktif yaitu mengembangkan kemampuan untuk mengenali cara solusi yang ampuh dan kemudian baru mencari jenis masalahnya apa yang dapat di pecahkan dengan cara solusi tersebut.

Teknologi Infromasi juga sering disebut disruptive technology atau disruptive power of technology karna kempuan dalam  memecahkan atau  mengubah  aturan lama yang menghalangi orang untuk melakukan pekerjaannya .

Beberapa perbedaan konsep lama dengan konsep reengineering antara lain :

1.             Disruptive technology : SD - Shared Database

a)             Konsep Lama : Informasi hanya ditempat tertentu dan waktu tertentu.

·                dicatat dikertas dan disimpan di folder hanya satu orang yang dapat mengunakanya kemudian baru informasi dibagi-bagi, konsep ini banyak memakan waktu, tenaga dan biaya

b)             Konsep Reengineering (baru) : Informasi dapat diperoleh secra simultan dan banyak tempat.

·                banyak orang mengakses dan mengunakan informasi pada waktu yang bersamaan sehingga mempermudah dan memopercepat proses.

2.             Disruptive technology: ES-Expert System

a)             Konsep Lama : Hanya para tenaga ahli yang mampu mengerjakan pekerjaan kompleks

b)             Konsep Reengineering (baru) : Pekerja mampu mengerjakan seperti tenaga ahli

·                Dengan adanya ES bisa melakukan pengumpulan dan pengolahan data, mampu membuat keputusan (machine made decision), berdasakan keputusan tersebut bisa melakukan implentasi (machine made implementation), para penguna teknologi ini memungkinkan pekerjaan kompleks bisa diselesaikan dengan cepat dan akurat.

3.             Disruptive technology: TN-Telecommunications Networks

a)             Konsep Lama :  Melakukan bisnis dengan cara sentralisai.

b)             Konsep Reengineering (baru) : Bisa dilakukan dengan sentralisasi dan desentraliasi

·                Sentralisasi dan desentralisasi pada masa lalu masih menyangkut fisik  dengan adanya teknologi jaringan sentralisasi dan desentralisasi kurang relevan karna bukan proses fisik tetapi proses non fisik untuk pengambilan keputusan dan perencanaan.

4.             Disruptive technology: DSS- Decision Support System (database access, modeling software)

a)             Konsep Lama : Hanya manajer yang membuat keputusan

b)             Konsep Reengineering (baru) : Pengambilan keputusan adalah bagian dari pekerjaan sehari-hari dari pekerjaan semua orang.

·                 Berdasakan teknologi ini pekerja setingkat manajer tidak lagi selalu diperlukan untuk mengambil keputusan, namun semua orang bisa mengambil keputusan.

5.             Disruptive tecnology : WDC&PC-Wireless data communication and portable computer

a)             Konsep Lama : Para pekerja lapangan memerlukan  kantor untuk menerima, menyimpan, mengambil serta menyampikan informasi.

b)             Konsep Reengineering (baru) : Para pekerja bisa mengirim dan menerima informasi dimanapun mereka berada.

·                Para penguna teknologi ini dapat mengirim dan menerima informasi setiap waktu dan kesempatan tidak harus pergi kekantor, sehingga semua pengguna  memiliki data yang sama akurat dan mutahir sehingga setiap pengambil keputusan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

6.             Disruptive technology: IV-Interactive videodiscs

a)             Konsep Lama :  kontak pribadi adalah kontak terbaik.

b)             Konsep Reengineering (baru) : Kontak yang terbaik adalah kontak yang efectif .

·                Para penguna teknologi ini memungkinkan mengunakan suatu sigmen tertentu dari layar computer untuk saling bertatap muka dan melakukan Tanya jawab maupun negoisasi, banyak perushaan memilih teknologi ini karna lebih praktis, cepat, dan mudah. Walaupun sebagian orang mengangap teknologi ini kurang adanya kontak personal.

7.             Disruptive technology : HI&TT- Automatic identification and tracking technology

a)             Konsep Lama : harus mencari dimana letak suatu barang berada.

b)             Konsep Reengineering (baru) : Barang yang dicari bisa menjelaskan sendiri letak suatu barang berada.

·                Para pengguna teknologi ini dapat mengetahui,  memonitor, dan komunikasi dengan cepat dan efisien.

8.             Disruptive technology : HPC-High performance computing

a)             Konsep Lama : Perencanaan perubahan secara periodik

b)             Konsep Reengineering (baru) : perencaan direvisi secara outomatic dan langsung.

·                Biasanya dilakukan secara periodik dan dilakukan oleh orang, dengan adanya teknologi ini dapat dilakukan secara lansung dan otomatis oleh komputer

9.             Disruptive tecnology: AI-Artificial intelligence

a)             Konsep Lama :  Perencanaan, formula dan jadwal dan sebaginya diubah secara periodik

b)             Konsep Reengineering (baru) : Perencanaan, formula, jadwal dan lain sebagianya diubah dan dikoreksi secara otomatis dan langsung.

·                AI adalah sebagai alat penunjang keputusan tetapi lebih maju dari ES, AI ini terbilang baru dan  mampu melakukan : Pengumpulan data, pengolahan data menjadi formula, pengambilan keputusan (machine made decision), melakukan implementasi (machine made implementation), mengevaluasi (machine made evaluation), kemudian melukan kontrol dan koreksi (machine made control and correction).

oleh fsakti FASANA IT | Tutorial Computer Updated at : 22.30

Baca Selenkapnya...

Fishbone Diagram (tulang ikan)

Fishbone Diagram (tulang ikan) - mencari penyebab masalah dalam SGA

Didalam pembahasan SGA sebelumnya untuk tools langkah 2 mencaripenyebab masalah memerlukan tools   

Fishbone Analysis secara etimologi artinya Analisis Tulang Ikan. Definisi secara luas Fishbone Analysis (sering juga disebut Fishbone Diagrams atau Cause Effect Diagram atau Ishikawa Daigram) ialah alat yang digunakan untuk membantu organisasi memecahkan masalah dengan melakukan analisis sebab dan akibat dari suatu keadaan dalam sebuah diagram yang terlihat seperti sebuah tulang ikan (fishbone diagram). Pembuat alat analisis ini adalah Kaoru Ishikawa, serorang ilmuwan dan innovator manajemen kualitas di Jepang, pada tahun 1990[3], sehingga juga sering disebut Ishikawa Diagram.

Fishbone Analysis sering disebut juga Ishikawa Diagram

Selain definisi mengenai fishbone analysis diatas, fishbone analysis juga berarti:

• Dalam Metode  yang dapat dipergunakan untuk menelusuri penyebab suatu permasalahan terjadi.
• Melibatkan partisipasi semua orang.
• Dasarnya adalah prinsip bahwa pemikiran yang bersumber dari orang banyak lebih baik dari satu orang.
• Dinamakan diagram tulang ikan karena bentuk dari diagram ini seperti tulang ikan, dengan permasalahan sebagai kepalanya, dan penyebab-penyebab yang ada sebagai duri-durinya.

Gambar 1 Diagram Dasar Analisis Fishbone

Fungsi Fishbone Analysis
Analisis fishbone dapat berfungsi sebagai:

1. Diagram tulang ikan membantu untuk mengidentifikasi akar penyebab masalah.
2. Memungkinkan juga untuk mengidentifikasi solusi yang dapat membantu menyelesaikan lebih dari satu masalah.
3. Sementara melakukan analisis ini, Anda dapat membuat penemuan lebih lanjut yang juga akan membantu Anda menghapus blok lainnya.

Fishbone Analisis berfungsi juga  sebagai  penelitian:

• Karena  kemungkinan - kemungkian yang kita temukan sebagai penyebab terjadinya permasalahan-permasalahan  akan dituliskan di salah satu duri dari root.
• Dengan demikian fishbone ini tergantung dari penguasaan wawasan pengetahuan dan teknologi yang dimiliki.
• Oleh karenanya sebaiknya diagram tulang ikan ini diletakkan pada lokasi yang mudah terlihat bagi semua sehingga semua orang dapat berpartisipasi.

Kategorisasi:
Dalam analisis fishbone penyebab dari suatu permasalahan dapat dikategorisasi seperti sebagai berikut:
gai berikut:
– Kategori

•  Man (Manusia)
•  Machine (mesin)
•  Methode Metode)
•  Material (material)
•  Environment (lingkungan)

– Kategori :

•  Tujuan
•  Kepemimpinan
•  Reward
•  Mekanisme pembantu
•  Sikap thd perubahan

– Kategori :

•  Input (masukan)
•  Proses
•  Output Keluaran)

– Kategori :

•  Place (tempat)
•  Procedure (standar kerja)
•  People (orang)
•  Policy (kebijakan)

– Kategori :

•  Surrounding
•  Supplier
•  System
•  Skill

Penggunaan Fishbone Analysis
Berikut langkah-langkah penggunaan analisis fishbone:
1) Tentukan karakteristik masalah dan buatlah menjadi seperti "tulang punggung" ikan.

2) Tentukan penyebab utama dari masalah. Banyak orang menyarankan bahwa Anda harus membagi penyebab ke dalam kategori: Staf, Mesin, Material, Metode dan Lingkungan (atau Energi).
3) Tetapkan satu "tulang besar" - berasal dari tulang punggung ikan - ke setiap kategori.
4) Untuk setiap penyebab utama, pikirkan area yang memberikan kontribusi terhadap masalah misalnya kurangnya pelatihan mungkin menjadi penyebab utama dalam kategori Staf. Tulislah di horizontal garis - pada "tulang tengah" - yang berjalan keluar dari tulang besar.
5) Analisa dan tentukan penyebab sekunder dan tambahkan sebagai "tulang kecil" : Untuk setiap penyebab, dapat dimulai dengan pertanyaan ‘mengapa hal ini terjadi?’ Jika ada alasan lain, termasuk pada sebuah cabang dari garis horizontal dari penyebab tersebut: misalnya, mengapa terdapat kurangnya pelatihan? Jawabannya mungkin kekurangan dana. Ini harus ditambahkan ke diagram.

Gambar 2 Penyusunan Diagram Fishbone

Contoh Penggunaan Diagram Fishbone : Sebab dan akibat produktivitas masyarakat miskin dalam pelayanan bingkisan cepat (parcel)[2]

Gambar 3 Contoh Fishbone Diagram sebab
dan akibat produktivitas masyarakat miskin
dalam pelayanan bingkisan cepat (parcel)

Analisis Hasil[1] :

• Capaian akhir adalah adanya kesepakatan atas sebab-sebab yang paling utama dan paling mungkin terjadi;
• Tanyakan mengapa hal tsb adalah sebab yang paling mungkin terjadi;
• Jika sudah tidak dapat menjawab lagi, ma-ka itulah sebab pokok yang mungkin dapat mengakibatkan permasalahan terjadi.

sumber : cio-indo

Referensi:

[1] Bernard H. Boar. The Art of Strategic Planning for Information Technology. John Wiley and Sons, Inc.,
second edition edition, 2001.
[2] Ilofip. Factory improvement programme, module 2: Quality, tool 7. http://www.ilofip.org. Diakses pada
tanggal 20 Februari 2011.
[3] Improhealth. Fishbone diagram. http://www.improhealth.org. Diakses pada tanggal 20 Februari 2011.

Anda butuh sharing/training/learning silihkan hubungi

SGA Expert

fsakti 

Hubungi

oleh fsakti FASANA IT | Tutorial Computer Updated at : 16.10

Baca Selenkapnya...

Small Group Activity - Gugus Kendali Mutu

SmallGroup Activity (SGA) atau Gugus Kendali Mutu (GKM) atau Quality Cicle (QC)

Salah satu faktor keberhasilan industri Jepang dan industri kelas dunia adalah penerapan Total Quality Management (TQM) secara efektif dengan pembentukan Small Group Activity (SGA)  atau disebut juga Quality Circle (QC) atau Gugus Kendali Mutu (GKM). Karena keberhasilan ini, sejumlah industri negara maju dan sedang berkembang termasuk Indonesia, menerapkan TQM dengan membentuk SGA untuk  meningkatkan mutu, produktivitas dan daya saing menuju World Class Manufacturing / Services.Small Group Activity ialah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3 – 12 orang dari kelompk kerja atau unit kerja yang sama atau yang melakukan pekerjaan yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan dibawah seorang ketua kelompok Leader Group dan mereka dilatih untuk mengidentifikasi masalah dan memecahkannya, melakukan mempresentasikan kepada manajemen serta mengimplementasikannya di tempat kerja (Hutchins, D. Quality Circles Handbook. Pitman, 1985). SGA dibentuk dengan sruktur, program dan aktivitas yang direncanakan dan dievaluasi secara rutin oleh perusahaan. Dalam menjalankan aktivitasnya,SGA  dilengkapi dengan alat–alat  pemecahan masalah yaitu 7 alat kerja dan  alat baru yang digunakan oleh berbagai SGA dewasa ini .

Modul ini akan membahas tentang apa dan bagaimana SGA di world class industry, bagaimana membentuk SGA, apa saja kegiatannya, bagaimana struktur SGA, bagaimana menjalankan SGA, hambatan (pitfalls ) dalam implementasi SGA  dan alat (tools) yang digunakan untuk emngidentifikai dan memecahkan masalah.

Dengan Tujuan Peserta memahami tentang berbagai hal untuk merencanakan, mengoperasikan dan mengevaluasi SGA agar  kinerja perusahaan meningkat Menuju World Class Manufacturing atau Services.

MATERI TRANING SGA:

1. Introduction to Efective SGA
·         Benchmark  SGA di perusahaan kelas dunia
2.Bagaimana membentuk SGA
3. Struktur SGA programSix Basic Elements
·         Circle participants or members.
·         Circle leaders/deputy leaders.
·         Program facilitator.
·         Steering/advisory committee.
·         Top management.
·         Non-participating management/members.

4. Bagaimana menjalankan SGALangkah –langkah pembentukan dan menjalankan SGA
·         Formation of QCs by nomination/voluntary enrolment of QC members.
·         Training of all QC members (by an expert consultant).
·         Training of non-participating employees (by an expert consultant).
·         Problem data bank and identification of problems for QC work.
·         QC problem resolution by QCs through standardized techniques.
·         Presentation of QC solutions to management.
·         Evaluation of award/recognition.


·         Appointment of a steering committee, facilitator and QC team leaders.

·         Pengertian SGA, Tujuan SGA

5. SGA Meeting
·         Code of conduct dan etika meeting

6. Alat  dan Teknik  Pemecahan Masalah (Problem Solving Tools and Techniques Used by SGA)Alat  dan teknik pemecahan masalah yang digunakan:
·         Pareto analysis.
·         Cause and effect diagram (or fish bone diagram or Ishikawa diagram).
·         Histogram.
·         Scatter diagram
·         Kapan dan apa yang dibahas


·         Brainstorming.
·         Stratification
·         Check sheet
·         Control charts and graphs

Alat baru yang digunakan (New QC Tools)
·         Relations diagram.
·         Affinity diagram.
·         Systematic diagram or Tree diagram.
·         Matrix diagram.
·         Matrix data analysis diagram.
·         PDPC (Process Decision Program Chart).
·         Arrow diagram.

7.  Hambatan (Pitfalla) SGA  dan cara mengatasinyaPara AnggotaSemua staff/karyawan dari berbagai DepartmentMetode yang dipakaiPresentasi, diskusi, brainstorming, praktek dan case study

Anda butuh sharing/training/learning silihkan hubungi

SGA Expert fsakti 0877-0998-8740

oleh fsakti FASANA IT | Tutorial Computer Updated at : 11.16

Baca Selenkapnya...

ERP Enterprise Resources Planning

ERP alias Enterprise Resources Planning atau Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan adalah aplikasi perangkat lunak komputer yang terintegrasi dan menyeluruh.

Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi.

Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur.

Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.

Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan sistem ERP? Atau modul-modul standar apa saja yang biasa terdapat dalam sistem ERP?

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga.

Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.

Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi perangkat lunak komputer yang berfungsi menangani data secara elektronik dan memprosesnya secara terperinci saja.

ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing).

Sehingga jika dilihat dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).

Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel pegawai untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang sudah terdaftar sehingga berhak atas potongan harga, memeriksa apakah ada program harga khusus dari sistem informasi akunting hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel penjualan.

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

1. Keuangan
• Akuntansi Finansial
Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Laporan yang disajikan tersebut dapat diarahkan untuk eksternal maupun internal. Sedangkan jenis-jenis laporan yang disajikan minimal harus memenuhi standar laporan keuangan yang biasa dibuat secara manual.
Dari sisi integrasi sistem, modul akuntansi finansial memadukan modul-modul fungsional lainnya yang terdapat di dalam sistem ERP. Contohnya antara lain adalah modul POS (point of sale) saat memproses transaksi penjualan secara otomatis mengintegrasikan data tersebut dengan modul akuntansi finansial.
• Kontrol
Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
• Fixed Asset Management
Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.
2. Logistik
Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.
3. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.
Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.
4. Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
5. Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)
SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP.
Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan.
Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
6. Dukungan E-Commerce
Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif.
Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
Misalkan kepala gudang perusahaan A ingin mengadakan material produksi yang diproduksi oleh perusahaan B, perusahaan C dan perusahaan D. Kepala gudang perusahaan A tersebut kemudian login ke dalam situs web e-commerce perusahaan B, perusahaan C serta perusahaan D untuk memesan material yang diperlukan tersebut.
Kepala gudang perusahaan A dapat memperoleh ketersediaan produk dan harga secara langsung dari masing-masing produsen tersebut.
Hal tersebut tentunya dapat memotong anggaran yang cukup besar karena akan selalu memperoleh harga yang bersaing dengan jumlah dan mutu terbaik.

• Software ERP

  Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source
  • Acumatica
  • Dynamics AX
  • Compiere
  • Averill AllStock
  • ORACLE
  • JDE
  • BAAN
  • MFGPro
  • Protean
  • Magic
  • aLTiUs
  • SAP
  • Onesoft
  • IFS
  • AGRESSO
  • INTACS
  • BOSERP
  • EuClid System
  • Mincom Ellipse
  • Axapta
  • SPIN - Datadigi Indonesia
  • WD ERP-SYS
  • IES
  • Orlansoft
  • Sisinusa
  • Colibris Indonesia
  • OpenERP
  • BizBoss
  • Microsoft Dynamics NAV

oleh fsakti FASANA IT | Tutorial Computer Updated at : 21.22

Baca Selenkapnya...